BetterEveryday Oy:n asiakasrekisterin rekisteri- ja tietosuojaseloste

Laadittu 27.12.2019.

1. Rekisterinpitäjä

Better Everyday Oy
Y-tunnus 3105637-3
Kotitorpantie 7 A 4, 00690 Helsinki

2. Yhteyshenkilö rekistereitä koskevissa asioissa

KTM Virpi Takala
Puhelin 040 706 2824
Sähköposti: [email protected]

3. Rekisterin nimi

BetterEveryday Oy:n asiakasrekisteri

4. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on BetterEveryday Oy:n ja asiakkaan välinen asiakassuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys. Asiakasrekisteriin voidaan tallentaa myös toimeksiantoihin välttämättömästi liittyviä muita henkilötietoja, joita voivat olla asiakkaan edustaman organisaation henkilöstöä koskevia.

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa: asiakassuhteen ja toimeksiantojen hoitaminen, niihin liittyvän viestinnän ja markkinoinnin hoitaminen ja toteuttaminen.

Asiakasrekisterin käsittelytehtäviä ei ulkoisteta.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidystä voidaan tallentaa muun muassa seuraavan kaltaisia tietoja: Nimi, koulutus, työnantaja, tehtävänimike, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja muut tarpeelliset yhteystiedot. Rekisteröityä mahdollisesti koskevaa persoonallisuusprofiilia, muistiinpanoja, asiakassuhteen aikana toteutettuja kyselyitä ja vastaavia seikkoja koskevia tietoja. Palvelujen ostoon ja maksuihin liittyviä tietoja. Tiedon käsittelyyn liittyviä tietoja, kuten tallennuspäivämäärä ja tietolähde.

6. Henkilötietojen säilytysaika

Yritys säilyttää henkilötietoja asiakasrekisterissä kunnes rekisteröidyn ja BetterEveryday Oy:n välisen asiakassuhteen voidaan katsoa päättyneen. Päättymisaika määritetään rekisteröidyn viimeisimmästä palvelukontaktista tai yhteydenotosta, johon lisätään 10 vuotta. Osaa tiedoista voidaan joutua lainsäädännöstä johtuvista syistä säilyttämään tätä kauemmin.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja saadaan ensisijaisesti seuraavista lähteistä:

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan pääsääntöisesti henkilöltä itseltään mm. verkkolomakkeen kautta, sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa henkilö luovuttaa tietojaan.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan Talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti yrityksen ulkopuolelle. Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista

Paperimuodossa oleva aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla työntekijöillä. Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä.

10. Profilointi

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Tarkastusoikeus: Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.

Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus: Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto: Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus: Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen: Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

12. Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä BetterEveryday Oy:hyn

Sähköpostilla: [email protected]
Postitse osoitteeseen: BetterEveryday Oy, Kotitorpantie 7 A 4, 00690 Helsinki
BetterEveryday Oy voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.